My day at

Jantine’s day at gemeente Vlaardingen

Hallo! Mijn naam is Jantine de Haan en als Newpublic trainee ondersteun ik op dit moment de veranderadviseur van de Gemeente Vlaardingen. De Gemeente Vlaardingen zit middenin een cultuurverandering waarin van alles gebeurt en ontwikkelingen elkaar in rap tempo opvolgen. Dit betekent ook dat geen enkele dag er hetzelfde uitziet!

Vandaag is zo’n dag dat ik met verschillende dingen bezig ben en snel moet schakelen tussen onderwerpen. ’s Ochtends heb ik een overleg met het redactieteam voor de jaarrekening 2017 en ’s middags organiseer ik een stakeholdersessie voor een project waar ik aan deelneem. Ik probeer altijd mijn agenda niet helemaal vol te plannen, omdat ik weet dat er sowieso nog van alles tussendoor zal komen… Werken bij een gemeente is echt niet zo saai als veel mensen denken.

09:00  In vergaderruimte ‘rood’ begint het overleg van het redactieteam over de jaarrekening 2017. Een van de speerpunten van de cultuurverandering is het ontwikkelen van organisatiebrede samenwerking. Het redactieteam is samen verantwoordelijk dat er uit alle afdelingen teksten worden aangeleverd, dat de teksten uniform qua stijl zijn. Wat ik interessant vind aan dit overleg is dat het een van de enige onderwerpen is waar ik mee in aanraking kom waarbij er hele strakke kaders zijn en alles volgens een uitgewerkt proces verloopt. Dit vind ik belangrijk om mee te maken, zodat ik er ook bewust van ben dat je als trainee niet álles moet willen veranderen. Sommige processen zijn jarenlang gestroomlijnd zodat ze efficiënt zijn: en dat is ontzettend waardevol! We zijn uiteraard op koers om op tijd de jaarrekening af te hebben zodat deze aan de raad gepresenteerd kan worden.

11:30  Ik ontvang een uitnodiging uit Deventer! Vanuit de Gemeente Vlaardingen ben ik betrokken bij de 3-2-1-co bijeenkomsten van het A+O fonds. Na drie bijeenkomsten is daar een experiment uitgekomen: een app waarbij vraag en aanbod van projecten/vragen en collega’s elkaar kunnen vinden, op basis van talenten en interesses. Als tip kregen we bij de laatste bijeenkomst mee dat de Gemeente Deventer al iets soortgelijks heeft. Ik ben nu verantwoordelijk voor het verder brengen van het experiment en het schrijven van een plan van aanpak. Mijn eerste stap was een mailtje sturen naar de Gemeente Deventer om te vragen of we een keer konden praten over hun ervaringen, en nu krijg ik een uitnodiging langs te komen in Deventer!

 13:00  Na een snelle lunch in het bedrijfsrestaurant verzamelt het projectteam “Vlaardingse Professional” zich aan een samenwerkplek. Vanmiddag hebben we een stakeholdersessie op het programma staan. Ik heb dit samen met één collega voorbereid, en vandaag briefen we de rest van het team over hoe we het aan gaan pakken. Ons project betreft het vormgeven van een ontwikkel- & opleidingstraject voor alle Vlaardingse professionals (dus alle medewerkers van de Gemeente Vlaardingen) in lijn met de cultuurverandering en de ontwikkelingen in de samenleving (digitalisering, participatie, noem maar op…). Wij hebben als projectteam besloten dit niet zelf te gaan bedenken, maar samen met onze ‘stakeholders’. Dit zijn mensen in de organisatie die bezig zijn met projecten, programma’s en trajecten die ook elementen op het gebied van houding en gedrag en manier van werken hebben.

“Wat goed dat jullie het op deze manier aanpakken, dat we het écht samen bedenken!”

14:00  Gewapend met post-its en een prezi begint onze stakeholdersessie. Mede dankzij de trainingen presenteren en werkvormen die ik bij Newpublic heb gevolgd voel ik mij goed geëquipeerd om deze sessie te begeleiden. Na mijn presentatie van ons project en het doel van de middag, komt er gelijk enthousiasme los in de zaal. “Wat goed dat jullie het op deze manier aanpakken, dat we het écht samen bedenken!” zegt één van de deelnemers. Nu gaan we gelijk aan de slag met de post-its. In groepen kijken we naar de zes competenties van de Vlaardingse Professional, de huidige situatie en wat we nodig hebben om naar de gewenste situatie te komen. Aan het eind krijgen alle groepjes de opdracht om dit in maximaal 3 minuten te pitchen aan de andere groepjes. Hoewel iedereen het spannend vond, resulteerde dit in echt leuke presentaties en betrokken deelnemers.

18:00  Moe maar voldaan blijft het projectteam over. We hebben hard gewerkt om vandaag voor elkaar te krijgen: we zijn pas twee weken samen als projectteam, en ik spreek uit dat ik echt wel trots op ons ben. Gelijk daarna evalueren we de middag en concluderen we dat het een succes was. En meteen plopt in mijn mailbox een nieuwe uitdaging binnen: of ik zou willen deelnemen aan het flyerteam van de Gemeente Vlaardingen voor de verkiezingen…. Waarom ook niet?

 

Wil je weten of een traineeship bij een gemeente iets voor jou is? Kijk dan eens op de pagina trainee bij een gemeente.