Jezelf overbodig maken in de openbare ruimte

“Toen ik begon deed ik voor de projectleiders openbare ruimte de administratieve afhandeling van hun projecten. Al snel merkte ik dat ik veel handmatig werk aan het doen was. Ik dacht: dat kan ook automatisch en toen heb ik een aantal slimme Excel-sheets gebouwd. Dat is ook een beetje hoe ik erin sta: mezelf overbodig maken, op zoek gaan naar iets nieuws, naar een volgende stap.”

Heb je die volgende stap al gemaakt?

“Nu ik hier langer zit, is er meer ruimte voor analyse en kan ik processen onder de loep nemen. Dat is wat ik eigenlijk leuk vind. Op een gegeven moment werd ik gevraagd om een spend analyse te maken voor openbare ruimte. Die opdracht hadden ze eerder verleend aan een extern bedrijf, maar daar waren ze niet tevreden over. Ik had geen idee wat dat was, een spend analyse, maar zei: ik doe dat wel. Op weg naar huis googelde ik om uit te zoeken wat dat was.“

“Door te laten zien dat je het kan, krijg je vertrouwen en eigenaarschap.”

Je krijgt dus echt de ruimte om te pionieren?

“Zeker. Ik word serieus genomen in wat ik doe. Dat is fijn en belangrijk. Ik vind het leuk om nieuwe dingen aan te gaan. Waar ik voor kwam, werd steeds makkelijker. Vooraf heb ik aangegeven dat als ik me zou gaan vervelen dat ze dan een slechte aan me zouden hebben. Maar goed het is wel zaak om vertrouwen te winnen, om ruimte te creëren in je agenda voor iets nieuws en je eigen opdracht te bouwen. Er is hier als het ware een boekenplank met opdrachten en elke keer als ik een boek uit heb, pak ik een ander boek.”

Hoe weet je dan welk boek je moet pakken?

“Dat was in het begin ook wel lastig, dan mis je overzicht, maar het verband tussen opdrachten wordt steeds duidelijker. En er is ruimte om te vragen, aan mijn leidinggevende en de projectleiders die input leveren. Ik toets ook bij hen, zo van: dit heb je aangeleverd, dit heb ik gemaakt, kunnen jullie hiermee verder?”

Waar heb je geleerd?

“Ik heb niet alleen geleerd hoe het financiële systeem van de gemeente werkt, maar ook hoe die gemeente zelf werkt en de sectoren samenhangen. Je ontdekt ook welke persoonlijke skills nodig zijn. Hoe je in sociaal contact met je teamgenoten de opdracht tot een goed einde kan brengen. Je loopt ook tegen cultuurdingen aan. Dat mensen vanuit hun eigen rol of afdeling denken en niet vanuit het grote geheel. Dat zorgt bijvoorbeeld voor een totaaloverzicht van uitgaven dat niet realistisch is. Als je de losse onderdelen bevraagt, zegt iedereen dat het gaat lukken. Als je het bekijkt vanuit de begroting die voortvloeit uit de investeringsplanning, ga je eroverheen. Het ontbreekt dan aan de verbinding tussen mensen, de afdelingen opereren dan teveel als losse eilandjes.”

Wat voor pionier ben jij?

“Ik denk een overwinnaar. Ik vind het belangrijk dat wat ik doe, duurzaam is. Dat je het samen doet en het resultaat structureel bijdraagt. Daar word ik het gelukkigst van. Ik zit hier met civiel technici, die zitten niet te wachten op boekhouden. Het is dan de uitdaging om het voor hen logisch te maken. Door wat ik maak, kunnen zijn hun werkelijkheid invoeren en wordt die automatisch vertaald naar de boekhoudkundige werkelijkheid. Dat zorgt ervoor dat het beklijft en duurzame verandering oplevert.”

Welk succes heb je geboekt met pionieren?

“Die spend analyse was superleuk om te doen. En door te laten zien dat je het kan, krijg je vertrouwen en eigenaarschap. Op dezelfde manier – ik had een soort format gemaakt – mocht ik die analyse ook voor andere sectoren doen. En nu ben ik bezig om de investeringsplannen inzichtelijk te maken en duidelijk te maken wat de consequenties zijn als er iets verandert. Het zit nu allemaal in de hoofden van programmaleiders of het zijn losse bestanden.”