Je maakt het met mensen

Organisaties die hun informatieprocessen willen verbeteren, kunnen wel zo’n maker gebruiken. Zo ook de gemeente Vlaardingen. Daar ging John Posthumus begin januari aan de slag als trainee informatieadviseur op de afdeling Informatiebeheer.

Waarin mag jij je als informatieadviseur vastbijten?

“Een van de grote uitdagingen op deze afdeling is het opstellen van een kwaliteitssysteem. Zo’n kwaliteitssysteem is natuurlijk heel breed, maar het gaat erom een systeem te ontwikkelen dat de informatieprocessen binnen de gemeente stroomlijnt en controleert. Bijvoorbeeld de post: hoe gaat dat de organisatie in, hoe verloopt dat en zit er verbetering in?”

Als het zo breed is, waar begin je dan?

“Ik ben begonnen met inventariseren waar we nu staan als afdeling: wat we doen, welke afspraken er zijn, of het logisch is. Ik gebruik dat als input voor het handboek informatiebeheer. Zo’n handboek is nodig, want binnen het team zijn er de nodige reorganisaties geweest. Er is een nieuwe manager die afgelopen zomer is begonnen en die heeft nieuwe mensen aangenomen om een verbeterslag te maken.”

Hoe pak je dat aan, zo’n handboek?

“Er ligt hier al veel kennis waar je gebruik van kan maken. Alleen is nog niet duidelijk waar die is belegd. Ik voer gesprekken met collega’s om daarachter te komen, ga op zoek naar de juiste documenten en kijk waar andere gemeenten mee werken en of ik dat kan overnemen. Het komt neer op veel bakjes koffie met collega’s. Het is een fantastische opstart, want je leert meteen de afdeling kennen.“

En wat ligt er nog meer op jouw bord?

“Niet alles wat ik ga doen ligt vast, maar naast het handboek houd ik me bezig met een manier om de interne vragen die wij krijgen als afdeling binnen te laten komen in een document management systeem, zodat we meer grip krijgen en die vragen beter kunnen beantwoorden.”

“We hebben het over systemen en dat is best wel droog. Maar het gaat om degenen die achter de knoppen zitten en dat zijn collega’s.”

In hoeverre ben je een maker?

“Ik herken me goed in het profiel. We hadden het over systemen en dat is best wel droog. Maar het gaat om degenen die achter de knoppen zit en dat zijn collega’s. Ik denk dat ik bezig ben daar de verbindende factor te zijn. Om het gesprek aan gaan, te kijken wat mensen doen en leuk vinden en hen bij dit soort projecten te betrekken. Vaak zijn het mensen die al jaren in het vak zitten en procesmatig werken. Het is belangrijk te weten wat men aan het doen is en waarom. En dat men begrijpt dat het anders kan. Het is niet volledig mijn verantwoordelijkheid, maar ik neem mensen wel het liefste zoveel mogelijk mee. Niet alleen directe collega’s, ook mensen op andere afdelingen. Want collega’s moeten op hun beurt ook kunnen uitleggen waarom we het op een andere manier gaan doen.”

Lukt dat, de verbindende factor zijn?

“Ja, tot nu toe gaat het prima. Er is altijd wel gezonde weerstand, bij de een iets meer dan bij de ander. En dat is oké als je bedenkt dat er collega’s zijn die al meerdere reorganisaties en veranderingen hebben meegemaakt en met telkens weer nieuwe collega’s moeten werken. Maar je ziet ook dat mensen het fijn vinden dat er een nieuwe energie door de organisatie gaat.”

En wat leer je daar zelf van?

“Als student kom je uit een bubbel, iedereen is min of meer hetzelfde. Hier heb je te maken met heel verschillende mensen. Qua leeftijd, de uitdagingen die mensen ervaren, hoe ze in het leven staan. Je leert om daarmee om te gaan.”

Een belangrijke vraag voor een maker: wanneer is het af?

“Het Kwaliteitssysteem moet binnenkort wel gaan lopen, maar is natuurlijk wel een meerjarenverhaal. En zal dat ook blijven. Het handboek moet over enkele weken klaar zijn. Ook dat blijft work in progress, want er gaat nog veel veranderen op de afdeling. Ergens begin deze zomer verwachten we aangesloten te zijn op de applicatie waarmee we de interne vragen beter kunnen afhandelen.”

Inspirerend verhaal? Bekijk hier alle voorbeeldopdrachten.