Trainee Ilja over haar opdracht bij de gemeente Leiden

In oktober 2018 ben ik vol enthousiasme begonnen aan een opdracht over interne communicatie bij de afdeling Beheer van de gemeente Leiden. Hier kreeg ik veel ruimte om mijn eigen opdracht te definiëren en bij te springen in andere projecten wanneer ik hier tijd en interesse voor had. Deze ruimte maakte mijn opdracht hier erg interessant, maar niet altijd gemakkelijk. Het maakte dit dat ik hier veel inhoudelijke kennis op heb kunnen doen, en veel over mijn eigen manier van werken heb kunnen leren.

Wat dan zoal?

Naast de inhoudelijke kennis over de gemeentelijke organisatie, beheer en onderhoud en interne communicatie heb ik vooral veel geleerd over mijn eigen werkstijl. Een van mijn sterke kanten- wat tegelijkertijd een valkuil kan zijn- is mijn enthousiasme. Ik ben enorm gemotiveerd om met nieuwe dingen aan de slag te gaan, en sta na een half woord eigenlijk al meteen klaar om projecten op te pakken. Dit heeft veel goeie kanten, maar hiermee loop je wel het risico dat de opdracht eigenlijk nog niet helemaal duidelijk is terwijl je er al wel mee begonnen bent.

Hoe heb ik dit geleerd?

Door er met volle kracht tegenaan te lopen. Zo was ik betrokken bij een projectteam voor het organiseren van een kennisdag binnen de afdeling waar de rollen binnen het team, en de kaders van de opdrachtgever onduidelijk waren. Gelukkig kwamen we hier op tijd achter zodat we nog genoeg tijd hadden om dit alsnog uit te vragen. Maar het is wel enorm balen wanneer er allerlei promotiematerialen opnieuw ontwikkeld en gedrukt moeten worden omdat je niet op de juiste momenten met je opdrachtgever bent gaan overleggen.

Ook bij mijn eigen project ben ik hier tegenaan gelopen. In lijn met mijn opdracht wilde ik graag een communicatietool ontwikkelen om collega’s binnen de afdeling meer inzicht in elkaars werk te kunnen geven. Na een akkoord van mijn leidinggevende ben ik hier meteen op een praktische manier mee aan de slag gegaan. Totdat een van de andere communicatieadviseurs mij vroeg wie binnen de afdeling nu eigenlijk de doelgroep was voor mijn “tool”. Tsja, daar had ik eigenlijk nog niet zo bij stil gestaan. En dat terwijl het inmiddels al bijna af was.

Hoe dan wel?

Aan het begin van een opdracht vragen durven stellen. Zorgen dat de kaders duidelijk zijn voordat je begint aan een opdracht, en niet pas halverwege. Dit vind ik niet altijd makkelijk, helemaal niet bij een leuke opdracht. Maar dat is wel de beste manier om zorgvuldig aan de slag te gaan. Om het mezelf wat makkelijker te maken heb ik een aantal vragen opgesteld die aan het eind van een opdracht-gesprek beantwoord moeten zijn. Zijn ze dat nog niet? Dan moet ik terug om tafel met de opdrachtgever.

1. Wat is het uiteindelijke doel van dit project? Wat is de stip op de horizon?
2. Wat is er af wanneer dit project of deze fase af is?
3. Wat is er al gedaan?
4. Wie zijn mijn doelgroep?
5. Welke andere belangrijke stakeholders zijn er?
6. Wat is mijn rol?
7. Wat zijn mijn praktische kaders (tijd, geld en middelen)?

Ilja Kamerling werkte als trainee Interne Communicatie bij de gemeente leiden